Privacywetgeving (AVG)

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Scouting Wilo verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Wilo. Scouting Wilo maakt gebruik van het landelijke ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Daarop is het privacystatement van Scouting Nederland van toepassing. Dit is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Inschrijving

Inschrijving bij Scouting Wilo verloopt via het inschrijfformulier. Deze gegevens worden bewaard in Scouts Online. Enkel de ledenadministratie (gegevensbeheerder) en de speltakleiding hebben inzicht in deze gegevens. Het originele inschrijfformulier wordt op afgesloten plaats bewaard.

Inschrijf- en gezondheidsformulieren kampen

Scouting Wilo hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Voor kamp is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gevallen wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier dat op papier wordt ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van het kamp teruggegeven aan de ouders/verzorgers.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Wilo mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij de inschrijving op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. De penningmeester van Scouting Wilo heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Beeldmateriaal

Scouting Wilo maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Wilo en als herinnering. Bij inschrijving wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming is altijd in te trekken door middel van het toestemmingsformulier beeldmateriaal.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Wilo is op te vragen via het secretariaat op info@scoutingwilo.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit door Scouting Wilo conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (rtbf) en inzage in gegevens (sar)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Wilo binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scoutingwilo.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Scouts Online

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren,
activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden.
De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online.
Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen.
Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy.

Privacybeleid Scouting Nederland: Klik hier.